领导来商会参访,怎么样接待?
商协会工作的朋友们,请看这份清单。
不管是领导过来举办活动、检查工作、学习经验、走访调研,都能让你游刃有余。
01 接待前
1.接收对方来函
需要搞清楚三个重点事项,包括:
一是时间,对方到达的时间和离开的时间;
二是内容,确定对方来的目的是什么,行程上有什么安排;
三是人员,对方谁来?什么级别?联络员是谁?
2·与来访联络员取得联系
再次核对时间、内容和人员,同时确定乘坐什么交通工具,如果对方是外地,明确是否需要接机或接站;如果是本地,明确是否预留车位。
3·合理选择接待方式
根据不同情况,选择科学高效的接待方式。
情况1:如果是为了了解情况,可采用座谈会交流+实地走访调研的方式;
情况2:如果是为了加强交流、开拓思路,可采用座谈交流会的;
4·科学确定走访对象
如果对方提出要实地走访或调研,那就选取若干个有代表性的点位或项目。
如果对方是来检查的,要提前和这些点位做好沟通交流工作。
5·制作人员名单
包括来访的人员,本单位陪同的领导和工作人员,走访调研的点位汇报人、联系人等,名单中应注明姓名。
6·明确实地走访或调研的路线
一是明确行程次序,即先去哪后去哪;
二是明确行程线路,即从哪个路口进,从哪个路口出;
三是明确点位顺序,先看每个点位的什么,再看什么。
7·制定接待方案
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
二是会议议程及有关事项(含讨论议题等);
三是来访人员名单;
四是我方陪同人员名单;
五是工作要求及分工等有关事项。
8·走访或调研的准备
一是准备考察点的简介,作为座谈会议的材料之一。
二是提前与考察点位联系人对接好,提示其做好准备。
9·会议材料准备
一是主持词,介绍背景、参加人员、会议议程;
二是本单位或部门的领导讲话稿,如果对方是来学经验,那就讲讲工作招法、亮点和成效;如果对方是来检查,那就汇报下工作如何开展、采取了什么措施,又什么成效,下一步如何做。
10·会场桌签打印和摆放
打印参会人员桌签,注意要仔细核对,避免打错。
桌签摆放,一般主方背对门坐,来访人员面朝门坐,如果人数是奇数,按照“53124”顺序;如果人数是偶数按照“3124”的顺序。
02接待中
11·主动迎接
一是和来访联络员对接好出发时间,预估达到时间。
二是等他们快到达时,提前在单位门口等候迎接。
三是领导可在办公楼前迎接,具体要视访客级别而定。
12·及时沟通协调
一是做好与来访联络员的沟通协调,及时掌握对方的行程安排和具体要求;
二是做好考察点位联系人的沟通协调,注意点位之间的衔接工作;
三是做好与本单位领导的沟通协调,当好传声筒。
03接待后
13·及时整理上级领导的讲话
一是整理座谈会上级领导有什么工作要求,作了什么部署,要逐条梳理,做好分工落实。
二是形成会议纪要。
14·写工作信息
对此次接待进行总结,写一篇工作信息,讲清楚背景、过程和成效。
15·后续工作
借着此次接待的契机,与上级单位相关部门的工作人员建立良好联系,后期如果有工作进展,可向上级专题汇报。